FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. se compromete a la protección y confidencialidad de los datos personales de todos sus empleados.
Esta política de privacidad describe cómo recogemos y utilizamos sus datos personales durante y después de la relación laboral, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos.
Esta Política se aplica a todos los empleados de FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A.
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. es el responsable del tratamiento de los datos. Esto significa que somos responsables de decidir cómo almacenamos y utilizamos estos datos personales. El GDPR nos obliga a notificar a todos los empleados la información contenida en esta Política de Privacidad.
Esta Política no forma parte de ningún contrato de trabajo ni de ningún contrato de prestación de servicios.
Es importante que lea esta Política, junto con cualquier otra que la empresa ponga a su disposición para situaciones específicas.
Principios de protección de datos
Todos los datos personales que almacenamos y procesamos:
1. Reciben un trato legal, justo y transparente. 2. Se recogen con fines específicos, explícitos y legítimos, y no pueden ser objeto de un tratamiento posterior incompatible con dichos fines. 3. Son pertinentes para los fines que se le han comunicado y se limitan a ese fin 4. Son precisos y están actualizados 5. Sólo se conservan durante el tiempo necesario para los fines para los que se comunicaron.
Qué tipo de información almacenamos sobre usted
Los datos personales o la información personal son cualquier información sobre una persona física que la identifique. Los datos en los que se ha anonimizado la identidad no se consideran datos personales.
Hay "categorías especiales" de datos que se consideran más sensibles y, por tanto, requieren un mayor nivel de protección.
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. recoge, almacena y procesa las siguientes categorías de información personal:
- Datos personales como nombre, dirección, teléfono móvil, dirección de correo electrónico
- Curriculum vitae
- Experiencia profesional
- IBAN
- Copia del permiso de residencia
- Visto
- Marco fiscal de las retenciones y cotizaciones legales
Además, recoge, almacena y trata las siguientes categorías de datos personales sensibles:
• - Datos biométricos
¿Cómo se recogen sus datos personales?
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. recoge información personal de los empleados mediante papel, correo electrónico o aplicaciones informáticas. En ocasiones, la información se recoge a través de empresas de selección de personal, empresas de trabajo temporal y empresas de salud laboral.
Durante la vigencia del contrato, se recogerá información personal adicional relacionada con su actividad.
¿Cómo utilizamos su información personal?
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. sólo procesa información personal cuando existe una base legal para hacerlo. Como norma general, los datos personales se utilizan para cumplir los siguientes fines:
a) Para el cumplimiento del contrato de trabajo. b) Para cumplir una obligación legal. c) Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y no prevalezcan los derechos y libertades fundamentales del empleado.
Además, y en raras circunstancias, los datos también podrán utilizarse para:
a) Protección de los intereses vitales del funcionario o de otra persona física.
Situaciones en las que utilizamos sus datos personales
Existen diversas situaciones en las que utilizamos sus datos personales, como por ejemplo: (lista no exhaustiva)
- Tomar una decisión sobre contratación o nombramiento
- Determinar las condiciones del trabajo a realizar en la empresa
- Si puede trabajar legalmente en Portugal
- Para el pago de salarios, si es usted trabajador por cuenta ajena, y para la deducción de todos los impuestos y tasas exigidos por la ley.
Proporcionar las siguientes prestaciones:
- Para los derechos asociados a la representación sindical
- Gestionar el contrato
- Para la gestión y planificación empresarial, incluidas la contabilidad y la auditoría.
- Realizar evaluaciones del rendimiento
- Para la decisión sobre cuestiones salariales y de compensación
- Evaluar las cualificaciones para una determinada tarea o función, incluidos los ascensos.
- Evaluar la renovación del vínculo
- Acordar la finalización de la relación
- Tratar litigios en los que estén implicados el trabajador, otros trabajadores o terceros.
- Rellenar el registro de asistencia
- Gestionar las bajas por enfermedad
- Cumplir las obligaciones en materia de salud y seguridad en el trabajo
- Para los procedimientos disciplinarios
- Supervisar el uso de la información y del sistema de comunicaciones para garantizar el cumplimiento de las políticas informáticas.
- Impedir que personal no autorizado acceda a los ordenadores y al sistema de comunicaciones electrónicas.
Si el empleado no facilita la información necesaria, la empresa no podrá cumplir sus obligaciones para con él, como el pago de una remuneración o la concesión de una determinada prestación. Del mismo modo, puede verse comprometido el cumplimiento de otras obligaciones legalmente vinculantes, como la salud y la seguridad en el trabajo.
Utilización de datos para otros fines
Los datos sólo se utilizarán para los fines para los que fueron recogidos. No obstante, en casos ocasionales, podrán utilizarse para otros fines, siempre que dichos fines sigan estando dentro de los límites del tratamiento inicial y se garanticen las condiciones de seguridad necesarias. Siempre que esto ocurra, la empresa lo notificará al empleado, explicando todos los motivos y la base jurídica del nuevo tratamiento.
Uso de datos sensibles
Los datos sensibles incluyen los datos personales que revelan el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, así como el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos para identificar inequívocamente a una persona, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual de una persona.
Estos tipos de datos sólo pueden tratarse en casos específicos previstos por la ley, entre ellos:
- Si el interesado ha dado su consentimiento explícito al tratamiento
- Si el tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en materia de legislación laboral, seguridad social y protección social,
- Si el tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del interesado o de otra persona física, en caso de que el interesado esté física o jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento;
- Si el tratamiento se refiere a datos personales que su titular ha hecho manifiestamente públicos;
- Si el tratamiento es necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales o cuando los tribunales actúan en su capacidad judicial;
Sus derechos y obligaciones como empleado
Obligación de mantenernos informados de los cambios
Es muy importante que la información personal que tenemos sobre usted sea correcta y esté actualizada. Le rogamos que nos mantenga informados de cualquier cambio que se produzca en ella durante su relación laboral con nosotros.
Derecho de acceso
Tiene derecho a acceder a su información personal. Esto le permite recibir una copia de toda la información personal que tenemos sobre usted y comprobar que se procesa legalmente.
El derecho a Rectificación
Tiene derecho a rectificar la información personal que tenemos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier información incorrecta o incompleta.
Derecho de supresión
Usted tiene derecho a la supresión de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que borremos o eliminemos su información personal si no hay ninguna razón aceptable para que sigamos procesándola. También tiene derecho a pedirnos que borremos o eliminemos sus datos personales cuando haya ejercido su derecho a oponerse al tratamiento.
Derecho a oponerse al tratamiento
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando lo hagamos sobre la base de un interés legítimo. Si existe una situación específica que le afecte, también puede oponerse al tratamiento.
Derecho a solicitar la limitación del tratamiento
Tiene derecho a solicitar la suspensión del tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si desea que verifiquemos su exactitud o los motivos del tratamiento.
Derecho de transferencia
Tiene derecho a solicitar la transferencia de sus datos personales a terceros.
Nuestras obligaciones como empleadores
En concreto, los datos sensibles recogidos se utilizarán para:
- En el caso de los datos de salud a incluir en las bajas por cumplimiento de obligaciones laborales.
- Información sobre el estado de salud física y mental y las discapacidades para garantizar la seguridad y la salud en el trabajo y verificar la aptitud para el desempeño de las tareas, proporcionar las adaptaciones adecuadas al lugar de trabajo y llevar a cabo una gestión adecuada de las ausencias.
- Las imágenes grabadas y otros datos personales registrados mediante el uso de vídeo u otros medios tecnológicos de vigilancia a distancia están destinados a la protección y la seguridad de las personas y los bienes y sólo se utilizarán en el contexto de los procedimientos penales y la determinación de la responsabilidad disciplinaria que tiene lugar al mismo tiempo.
- Los datos biométricos de los empleados sólo se tendrán en cuenta para el control de asistencia y para el control de acceso a los locales del empleadores
- La información sobre la afiliación sindical sólo se utilizará para asignar las prestaciones adecuadas durante las horas de trabajo.
- La prueba de alcoholemia sólo se utilizará para garantizar la protección y seguridad del trabajador o de terceros debido a las exigencias de las actividades que vaya a realizar.
- En el caso de los antecedentes penales, el trabajador sólo puede solicitarlos si el puesto de trabajo figura en la tabla de finalidades del certificado de antecedentes penales.
- Consentimiento
- El consentimiento del trabajador no constituye un requisito para la legitimidad del tratamiento de sus datos personales:
- Si el trato supone una ventaja jurídica o económica para el trabajador; o
- El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte, o para gestiones precontractuales a petición del interesado.
- En todos los demás casos, se pedirá a los empleados su consentimiento expreso para el tratamiento de datos personales sensibles. Este consentimiento debe darse en un documento facilitado por el empleador en el que se expongan los motivos del tratamiento de los datos por parte del empleado. El interesado tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.
Antecedentes penales
Los antecedentes penales sólo serán necesarios para la ejecución del contrato y trámites precontractuales, a saber, la comprobación de la idoneidad para el desempeño de determinadas funciones en la empresa y la evaluación de la aptitud, y para el cumplimiento de las obligaciones legales a las que esté sujeto el empleador, es decir, cuando se trate del ejercicio de cualquier profesión o actividad para cuyo ejercicio se exija legalmente la carencia total o parcial de antecedentes penales.
Decisiones individuales automatizadas
Se habla de decisiones automatizadas cuando un sistema electrónico utiliza información personal para tomar una decisión sin intervención humana. El empleador está autorizado a utilizar estos mecanismos cuando sea necesario para la celebración o ejecución del contrato de trabajo; cuando lo autorice la legislación del Estado miembro en el que opere la empresa o cuando se cuente con el consentimiento expreso del trabajador.
El empleado puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
El empleador aplicará medidas de protección de datos en los sistemas informatizados de gestión de recursos humanos para salvaguardar los derechos y libertades y los intereses legítimos del interesado, a saber, el derecho a obtener, como mínimo, la intervención humana del responsable, a expresar su punto de vista y a impugnar la decisión .
Transferencias de datos
La cesión de datos de carácter personal de los trabajadores entre las empresas que integran el GRUPO PENTAFLEX sólo tendrá lugar en los casos de cesión ocasional de trabajadores y en la medida en que resulte proporcional, necesaria y adecuada a los objetivos que se pretendan alcanzar. La transferencia también podrá tener lugar en caso de desplazamiento a otro Estado.
Los datos personales también se transferirán a terceros que presten servicios de administración laboral, entre ellos:
- Organismos de formación profesional
- Organismos públicos de gestión
Solo se seleccionarán subcontratistas que ofrezcan garantías suficientes de haber implantado medidas adecuadas para cumplir los requisitos impuestos por el GDPR. Estos proveedores de servicios no están autorizados a utilizar los datos de los empleados de FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. para sus propios fines, realizando únicamente los tratamientos expresamente identificados por el empleador y en los términos establecidos por éste. Los prestadores de servicios serán informados de los términos establecidos por FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. Todos los empleados del prestador de servicios están sujetos al deber de confidencialidad.
Transferencias fuera de la Unión Europea
Los datos personales de los empleados no se transferirán a países fuera de la Unión Europea.
Medidas de seguridad de los datos personales
Con el fin de garantizar el adecuado nivel de seguridad de los datos personales de sus empleados, FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. ha implantado las siguientes medidas:
- Aplicación del acceso segregado al software de gestión de recursos humanos;
- Archivos físicos de acceso restringido para el personal de Recursos Humanos
El objetivo de esta medida es evitar la pérdida accidental de datos, el uso o acceso a los mismos por parte de empleados no autorizados, su alteración o divulgación.
A tal efecto, el acceso a los datos queda limitado a los empleados y prestadores de servicios cuyas funciones impliquen necesariamente el acceso a los datos. Su tratamiento se realizará en los términos estipulados por FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. y están sujetos a deberes de confidencialidad.
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. también ha desarrollado procedimientos para resolver cualquier sospecha de violación de seguridad y notificará a sus empleados en caso de cualquier filtración, de conformidad con el GDPR.
Tasas por ejercer su derecho
No tendrá que pagar ninguna tasa para acceder a su información personal (o para ejercer cualquier otro derecho), sin embargo, podremos cobrarle una tasa mínima si sus solicitudes fueran claramente infundadas o excesivas.
Alternativamente, FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. podrá, en tales circunstancias, negarse a atender el pedido.
Qué podemos necesitar de usted
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. podrá solicitarle información específica sobre usted con el fin de confirmar su identidad y garantizar su derecho de acceso a los datos personales. Se trata de una medida de seguridad para garantizar que su información personal no sea revelada a ninguna persona que no esté autorizada a acceder a ella.
Derecho a retirar el consentimiento
En aquellas situaciones en las que haya dado su consentimiento a la recogida, tratamiento y transferencia de sus datos personales para un fin específico, tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. Para retirar su consentimiento, póngase en contacto con nuestro Responsable de Protección de Datos, cuyos datos figuran a continuación. Una vez recibida la notificación, dejaremos de tratar sus datos personales para los fines inicialmente acordados, a menos que tengamos otro motivo legal para hacerlo.
Cambio en la política de privacidad
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Notificaremos a todos nuestros empleados futuros cambios sustanciales.
Responsable de protección de datos
Los contactos con el responsable de la protección de datos deben dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico: DPO@flex2000.pt
Puede obtener una copia completa de esta Política de Privacidad en formato digital en www.flex2000.pt y una copia física en el Departamento de Recursos Humanos.