Política de Privacidade
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. está comprometida com a proteção e confidencialidade dos dados pessoais de todos os seus colaboradores.
Esta política de privacidade descreve a forma como recolhemos e utilizamos os seus dados pessoais durante e após a relação laboral, de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados.
Esta Política aplica-se a todos os funcionários da FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A.
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. é o responsável pelo tratamento dos dados. Isto significa que somos responsáveis por decidir a forma como armazenamos e utilizamos esses dados pessoais. O RGPD exige que notifiquemos todos os funcionários da informação contida nesta Política de Privacidade.
Esta Política não faz parte de qualquer contrato de trabalho ou de qualquer contrato de prestação de serviços.
É importante que leia esta Política, juntamente com qualquer outra política disponibilizada pela empresa para situações específicas.
Princípios da Proteção de Dados
Todos os dados pessoais que armazenamos e tratamos:
- São objeto de um tratamento lícito, leal e transparente.
- São recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não podendo ser tratados posteriormente de uma forma incompatível com essa finalidade.
- São relevantes para as finalidades que lhe foram comunicadas e limitados a essa finalidade
- São exatos e atualizados
- São mantidos apenas durante o tempo necessário à finalidade que lhe foi comunicada.
Que tipo de informação guardamos sobre si
Dados pessoais ou informação pessoal, é qualquer informação sobre uma pessoa singular que a identifique. Dados em que a identidade tenha sido anonimizada não são considerados dados pessoais.
Existem “categorias especiais” dados, considerados mais sensíveis e, como tal, que requerem um nível superior de proteção.
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. recolhe, armazena e trata as seguintes categorias de informação pessoal:
- Informações pessoais tais como nome, morada, telemóvel, correio eletrónico
- Curriculum Vitae
- Experiência Profissional
- IBAN
- Cópia da Autorização de Residência
- Visto
- Enquadramento fiscal para retenção de impostos e contribuições legais
Além destes, recolhe, armazena e trata as seguintes categorias de dados pessoais sensíveis:
- Dados Biométricos
Como é que a sua informação pessoal é recolhida?
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. recolhe informação pessoal dos funcionários através de entrega em suporte papel, correio eletrónico ou aplicações informáticas. Por vezes, a informação é recolhida através de empresas de recrutamento, empresas de trabalho temporário e empresa de medicina de trabalho.
Durante o período de duração do contrato, será recolhida informação pessoal adicional relacionada com a sua atividade.
Como é que utilizamos a sua informação pessoal?
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. apenas trata a informação pessoal quando existe fundamento de licitude para o efeito. Regra geral, os dados pessoais são utilizados para cumprimento das seguintes finalidades:
- Para o cumprimento do contrato de trabalho.
- Para o cumprimento de uma obrigação legal.
- Quando for necessário para os nossos interesses legítimos (ou de terceiros) e os direitos e liberdades fundamentais do funcionário não se sobreponham.
Adicionalmente, e em circunstâncias raras, os dados poderão ainda ser utilizados para:
- Proteção dos interesses vitais do funcionário ou outra pessoa singular.
Situações em que utilizamos os seus dados pessoais
Existem várias situações onde utilizamos os seus dados pessoais, tais como: (lista não exaustiva)
- Tomar uma decisão acerca do recrutamento ou nomeação
- Determinar os termos do trabalho a desenvolver na empresa
- Se pode trabalhar legalmente em Portugal
- Para o pagamento da retribuição, se for um funcionário, e para dedução de todos os impostos e taxas obrigatórias por lei
Para providenciar os seguintes benefícios:
- Para atribuição de direitos associados a representação sindical
- Para gerir o contrato celebrado
- Para Gestão do Negócio e planeamento, incluindo contabilidade e auditoria.
- Para conduzir avaliações de desempenho
- Para a decisão sobre questões salariais e compensações
- Para avaliar as qualificações para determinada tarefa ou função, incluindo promoções.
- Para avaliar a renovação do vínculo
- Para acordar a cessação do vínculo
- Para lidar com litígios envolvendo o funcionário, a outros colaboradores ou a terceiras partes.
- Para preencher o registo de assiduidade
- Para gerir as baixas médicas
- Para cumprir com as obrigações de segurança e saúde no trabalho
- Para instruir processos disciplinares
- Para monitorizar o uso de informação e do sistema de comunicações para assegura o cumprimento com as políticas de IT
- Para prevenir o acesso de pessoal não autorizado aos computadores e sistema de comunicações eletrónico
No caso de o funcionário não fornecer a informação necessária, a empresa não poderá executar as suas obrigações perante o funcionário, tais como o pagamento de retribuição ou conceder certo benefício devido. Da mesma forma podem ficar comprometidas o cumprimento de outras obrigações com fonte legal, como as de segurança e saúde no trabalho.
Utilização dos dados para outras finalidades
Os dados apenas serão utilizados para as finalidades que permitiram a sua recolha. Contudo em casos pontuais, poderão ser utilizados para outros fins, desde que essa finalidade ainda se enquadre nos limites do tratamento inicial e estejam garantidas as condições de segurança necessárias. Sempre que tal circunstância se verifique, a empresa notificará o funcionário, expondo todos os motivos e base legal para o novo tratamento.
Utilização de dados sensíveis
São considerados dados sensíveis dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, ou a filiação sindical, bem como o tratamento de dados genéticos, dados biométricos para identificar uma pessoa de forma inequívoca, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual de uma pessoa.
Estes tipos de dados só podem ser tratados em casos específicos previsto na lei, entre eles:
- Se o titular dos dados tiver dado o seu consentimento explícito para o tratamento
- Se o tratamento for necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de proteção social,
- Se o tratamento for necessário para proteger os interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular, no caso de o titular dos dados estar física ou legalmente incapacitado de dar o seu consentimento;
- Se o tratamento se referir a dados pessoais que tenham sido manifestamente tornados públicos pelo seu titular;
- Se o tratamento for necessário à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial ou sempre que os tribunais atuem no exercício da sua função jurisdicional;
Os seus direitos e deveres como funcionário
Dever de nos manter informados de alterações
É muito importante que a informação pessoal que nós retemos sobre si esteja correta e atualizada. Por favor, mantenha-nos informado das alterações que existam na mesma durante a sua relação laboral connosco.
O Direito de Acesso
Tem o direito de aceder à sua informação pessoal. Isto permite que receba uma cópia de toda a informação pessoal que guardamos sobre si e de verificar se a mesma é tratada de forma lícita.
O Direito de Retificação
Tem o direito à retificação da informação pessoal que guardamos sobre si. Isto permite que possa corrigir qualquer informação incorreta ou incompleta.
O Direito ao Apagamento
Tem o direito ao apagamento dos seus dados pessoais. Isto permite que possa pedir para excluir ou remover a sua informação pessoal caso não haja uma razão aceitável para que a continuemos a processar. Também tem o direito de nos pedir para excluir ou remover as suas informações pessoais quando tenha exercido o seu direito de oposição ao processamento.
Direito de oposição ao processamento
Tem o direito a opor-se ao processamento dos seus dados pessoais quando estivermos a processar os mesmos com fundamento no interesse legítimo. Caso exista uma situação específica sobre si também se pode opor ao processamento.
Direito de requerer a restrição de processamento
Tem o direito de requerer a suspensão do tratamento dos seus dados pessoais, por exemplo, se quiser que verifiquemos a sua precisão ou fundamento para processamento.
Direito de transferência
Tem o direito de requerer a transferência da sua informação pessoal para outra parte.
As nossas obrigações como empregador
Em concreto, os dados sensíveis recolhidos serão utilizados para:
- No caso de dados de saúde a constar nas baixas médicas para o cumprimento de obrigações laborais.
- As informações sobre o estado de saúde físico e mental e incapacidades para assegurar a segurança e saúde no trabalho e verificar a aptidão para o desempenho das tarefas, para providenciar as adequadas adaptações ao local de trabalho e para realizar a gestão adequada das faltas
- As imagens gravadas e outros dados pessoais registados através da utilização de vídeo ou outros meios tecnológicos de vigilância à distância, tem como finalidade a proteção e segurança de pessoas e bens e só serão utilizadas no âmbito do processo penal e apuramento de responsabilidade disciplinar que ocorra em simultâneo.
- Os dados biométricos dos trabalhadores só serão considerados para controlo de assiduidade e para controlo de acessos às instalações do empregador.
- A informação sobre a filiação sindical será apenas utilizada para atribuição dos devidos benefícios no horário de trabalho.
- O teste de alcoolemia será apenas utilizado para garantir a proteção e segurança do trabalhador ou de terceiros devido à exigência das atividades que o mesmo irá executar.
- No caso do registo criminal o mesmo só pode ser requerido ao trabalhador se a função constar da tabela de fins de certificado de registo criminal
O consentimento do trabalhador não constitui requisito de legitimidade do tratamento dos seus dados pessoais:
- Se do tratamento resultar uma vantagem jurídica ou económica para o trabalhador; ou
- O tratamento for necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados
Registo Criminal
O registo criminal apenas será exigido para a execução do contrato e diligências pré-contratuais, nomeadamente a verificação da aptidão para desempenhar determinadas funções na empresa e avaliação de idoneidade e para o cumprimento de obrigações jurídicas a que o empregador se encontra sujeito, ou seja quando em causa o exercício de qualquer profissão ou atividade para cujo exercício seja legalmente exigida a ausência, total ou parcial, de antecedentes criminais.
Decisões individuais automatizadas
As decisões automatizadas verificam-se quando um sistema eletrónico usa informação pessoal para tomar uma decisão sem qualquer intervenção humana. A entidade empregadora está autorizada a recorrer a estes mecanismos sempre que seja necessário para a celebração ou execução do contrato de trabalho; quando seja autorizado pela lei do estado membro em que a empresa está a exercer a atividade ou quando seja prestado o consentimento expresso do trabalhador para tal.
O trabalhador pode retirar o seu consentimento a qualquer momento.
O empregador implementará medidas de proteção de dados nos sistemas informáticos de gestão de recursos humanos, para salvaguarda dos direitos e liberdades e legítimos interesses do titular dos dados, designadamente, o direito de, pelo menos, obter intervenção humana por parte do responsável, manifestar o seu ponto de vista e contestar a decisão.
Transferências de Dados
A transferência de dados pessoais de trabalhadores entre as empresas que formam o GRUPO CORDEX, só ocorrerá nos casos de cedência ocasional de trabalhador e na medida que seja proporcional, necessária e adequada aos objetivos a atingir. A transferência poderá ainda ocorre em caso de destacamento para outro Estado.
Os dados pessoais serão ainda alvo de transferência para entidades terceiras que prestem serviços de administração da relação de trabalho, entre elas:
- Entidades de formação profissional
- Entidades de gestão pública
Apenas serão selecionados subcontratantes que apresentem garantias suficientes de execução de medidas adequadas a cumprir as exigências impostas pelo RGPD. Estes prestadores de serviços não estão autorizados a utilizar os dados dos trabalhadores da FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. para fins próprios, apenas realizando os tratamentos expressamente identificados pelo empregador e nos termos estabelecidos por este. Os prestadores de serviços serão notificados dos termos estabelecidos pela FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A., Todos os funcionários do prestador de serviço estão vinculados por um dever de confidencialidade.
Transferências para o exterior da União Europeia
Os dados pessoais dos trabalhadores não serão transferidos para países fora do espaço da União Europeia.
Medidas de segurança dos dados pessoais
A fim de garantir o devido nível de segurança dos dados pessoais dos seus trabalhadores, a FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. implementou as seguintes medidas:
- Aplicação ao software de gestão de recursos humanos de acessos segregados;
- Arquivos físicos de acesso reservado e restrito ao pessoal de Recursos Humanos
Tal medida tem como objetivo evitar a perda acidental de dados, o uso o acesso aos dados por funcionários não autorizados, a sua alteração ou a sua divulgação.
Para tal o acesso aos dados é limitado aos funcionários e prestadores de serviço cujas funções implicam necessariamente o acesso aos dados. O tratamento por estes será feito nos termos estipulados pela FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. e estão sujeitos a deveres de confidencialidade.
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. desenvolve igualmente procedimentos para resolver qualquer suspeita de quebra de segurança e irá notificar os seus trabalhadores no caso de qualquer fuga, nos termos imposto pelo RGPD.
Taxas para o exercício do seu direito
Não vai ter de pagar qualquer taxa para aceder a sua informação pessoal (ou para exercer qualquer outro direito), contudo, poderemos cobrar uma taxa mínima se os seus pedidos foram, claramente, infundados ou excessivos.
Em alternativa, a FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. pode, nessas circunstâncias, recusar cumprir com o pedido.
O que podemos precisar de si
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. poderá requerer informação específica sobre si, de forma a confirmar a sua identidade e garantir o seu direito de acesso aos dados pessoais. Esta é uma medida de segurança para garante que a sua informação pessoal não é divulgada a nenhuma pessoa que não tenha autorização para aceder à mesma.
Direito à retirada do consentimento
Nas situações em que deu o seu consentimento para a recolha, processamento e transferência dos seus dados pessoais para um fim específico, tem o direito a retirar o seu consentimento a qualquer tempo. Para retirar o seu consentimento, contacte o nosso Encarregado de Proteção de Dados, cujos dados se encontram abaixo. Depois de recebermos a notificação, deixaremos de processar a sua informação pessoal para os propósitos acordados originalmente, a não ser que tenhamos outro fundamento de licitude para o fazer.
Mudança na Política de Privacidade
A FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. reserva o direito de atualizar esta Política de Privacidade a qualquer tempo. Notificaremos todos os nossos funcionários de futuras mudanças substanciais.
Encarregado da Proteção de Dados
Os contactos com o encarregado de proteção de dados devem ser efetuados para o endereço eletrónico DPO@cordex.com
Uma cópia total desta Política de Privacidade pode ser obtida, digitalmente, em www.flex2000.pt e uma cópia física na Direção de Recursos Humanos.