Politique de Confidentialité
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. s'engage à protéger les données personnelles de tous ses employés et à en assurer la confidentialité.
Cette politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles pendant et après la relation de travail, conformément au règlement général sur la protection des données.
Cette politique s'applique à tous les employés de FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A.
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. est le contrôleur des données. Cela signifie que nous sommes responsables de la manière dont nous stockons et utilisons ces données personnelles. Le GDPR nous oblige à notifier à tous les employés les informations contenues dans cette politique de confidentialité.
La présente politique ne fait pas partie d'un contrat de travail ou d'un contrat de prestation de services.
Il est important que vous lisiez cette politique, ainsi que toute autre politique mise à disposition par l'entreprise pour des situations spécifiques.
Principes de protection des données
Toutes les données personnelles que nous stockons et traitons :
- - Ils sont traités de manière légale, équitable et transparente.
- - Elles sont collectées à des fins spécifiques, explicites et légitimes et ne peuvent être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec cette finalité.
- - Elles sont pertinentes par rapport aux objectifs qui vous ont été communiqués et limitées à ces objectifs
- - Elles sont exactes et à jour
- - Elles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été communiquées.
Quelles sont les informations que nous conservons à votre sujet ?
Les données à caractère personnel ou les informations personnelles sont toutes les informations concernant une personne physique qui permettent de l'identifier. Les données dans lesquelles l'identité a été rendue anonyme ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel.
Il existe des "catégories spéciales" de données qui sont considérées comme plus sensibles et qui nécessitent donc un niveau de protection plus élevé.
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. recueille, stocke et traite les catégories suivantes d'informations personnelles :
- - Informations personnelles telles que le nom, l'adresse, le téléphone portable, l'adresse électronique
- - Curriculum Vitae
- - Expérience professionnelle
- - IBAN
- - Copie du permis de séjour
- - Vu
- - Cadre fiscal pour les retenues à la source et les contributions légales
En outre, il recueille, stocke et traite les catégories suivantes de données personnelles sensibles :
- Données biométriques
Comment vos informations personnelles sont-elles collectées ?
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. recueille des informations personnelles auprès de ses employés par le biais de documents papier, de courriers électroniques ou d'applications informatiques. Parfois, les informations sont collectées par l'intermédiaire d'entreprises de recrutement, d'entreprises de travail temporaire et d'entreprises de santé au travail.
Pendant la durée du contrat, des informations personnelles supplémentaires liées à votre activité seront collectées.
Comment utilisons-nous vos informations personnelles ?
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. ne traite les informations personnelles que lorsqu'il existe une base légale pour le faire. En règle générale, les données personnelles sont utilisées pour atteindre les objectifs suivants :
- Pour l'exécution du contrat de travail.
- remplir une obligation légale.
- Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que les droits et libertés fondamentaux de l'employé ne prévalent pas.
En outre, et dans de rares circonstances, les données peuvent également être utilisées pour :
- Protection des intérêts vitaux du fonctionnaire ou d'une autre personne physique.
Situations dans lesquelles nous utilisons vos données personnelles
Nous utilisons vos données à caractère personnel dans différentes situations, telles que : (liste non exhaustive)
- Prendre une décision concernant le recrutement ou la nomination
- Déterminer les conditions du travail à effectuer dans l'entreprise
- Si vous pouvez travailler légalement au Portugal
- Pour le paiement des salaires, si vous êtes salarié, et pour la déduction de tous les impôts et taxes exigés par la loi
Fournir les prestations suivantes :
- Pour les droits liés à la représentation syndicale
- Gérer le contrat
- Pour la gestion et la planification des entreprises, y compris la comptabilité et l'audit.
- Procéder à l'évaluation des performances
- Pour la décision sur les questions de salaire et de rémunération
- Évaluer les qualifications pour une tâche ou une fonction particulière, y compris les promotions.
- Évaluer le renouvellement du lien
- Convenir de la fin de la relation
- traiter les litiges impliquant l'employé, d'autres employés ou des tiers.
- Remplir le registre de présence
- Gérer les congés de maladie
- Remplir les obligations en matière de santé et de sécurité au travail
- Pour les procédures disciplinaires
- Contrôler l'utilisation de l'information et du système de communication afin de garantir le respect des politiques informatiques.
- Empêcher le personnel non autorisé d'accéder aux ordinateurs et au système de communications électroniques
Si le salarié ne fournit pas les informations nécessaires, l'entreprise ne sera pas en mesure de remplir ses obligations envers le salarié, telles que le versement d'une rémunération ou l'octroi d'un certain avantage. De même, le respect d'autres obligations juridiquement contraignantes, telles que la santé et la sécurité au travail, peut être compromis.
Utilisation des données à d'autres fins
Les données sensibles comprennent les données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques permettant d'identifier une personne de manière non équivoque, des données relatives à la santé ou des données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle d'une personne.
Ces types de données ne peuvent être traités que dans des cas spécifiques prévus par la loi, notamment :
- Si la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement
- Si le traitement est nécessaire pour remplir des obligations et exercer des droits spécifiques du responsable du traitement ou de la personne concernée en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de protection sociale,
- Si le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique, dans le cas où la personne concernée est physiquement ou juridiquement incapable de donner son consentement ;
- Si le traitement concerne des données à caractère personnel qui ont été manifestement rendues publiques par leur propriétaire ;
- Si le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice ou si les tribunaux agissent dans l'exercice de leurs fonctions juridictionnelles ;
Vos droits et devoirs en tant que salarié
Obligation de nous tenir informés des changements
Il est très important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient correctes et à jour. Veuillez nous tenir informés de toute modification apportée à ces informations au cours de votre relation de travail avec nous.
Le droit d'accès
Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles. Cela vous permet de recevoir une copie de toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier qu'elles sont traitées légalement.
Le droit à la rectification
Vous avez le droit de rectifier les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Ce droit vous permet de corriger toute information incorrecte ou incomplète.
Le droit à l'effacement
Vous avez le droit d'effacer vos données personnelles. Ce droit vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles s'il n'y a aucune raison acceptable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement.
Droit d'opposition au traitement
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous les traitons sur la base d'un intérêt légitime. S'il existe une situation particulière vous concernant, vous pouvez également vous opposer au traitement.
Droit de demander la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la suspension du traitement de vos données personnelles, par exemple si vous souhaitez que nous en vérifiions l'exactitude ou les motifs de traitement.
Droit de transfert
Vous avez le droit de demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.
Nos obligations en tant qu'employeur
Plus précisément, les données sensibles collectées seront utilisées pour :
- Dans le cas des données relatives à la santé à inclure dans les congés de maladie pour l'accomplissement des obligations professionnelles.
- Informations sur l'état de santé physique et mentale et sur les handicaps pour assurer la sécurité et la santé au travail et vérifier l'aptitude à l'exécution des tâches, pour fournir les adaptations appropriées au lieu de travail et pour mettre en œuvre une gestion appropriée des absences.
- Les images et autres données personnelles enregistrées par le biais de la vidéo ou d'autres moyens technologiques de surveillance à distance sont destinées à la protection et à la sécurité des personnes et des biens et ne seront utilisées que dans le cadre des procédures pénales et de la détermination de la responsabilité disciplinaire qui ont lieu en même temps.
- Les données biométriques des employés ne seront prises en compte que pour le contrôle des présences et le contrôle d'accès aux locaux de l'employeur.
- Les informations relatives à l'appartenance à un syndicat ne seront utilisées que pour attribuer les avantages appropriés pendant les heures de travail.
- Le test d'alcoolémie ne sera utilisé que pour garantir la protection et la sécurité du travailleur ou de tiers en raison des exigences des activités qu'il exercera.
- Dans le cas d'un casier judiciaire, l'employé ne peut en faire la demande que si l'emploi figure dans le tableau des finalités de l'extrait de casier judiciaire.
Consentement
Le consentement de l'employé ne constitue pas une condition de légitimité du traitement de ses données personnelles :
- Si le traitement procure un avantage juridique ou économique au travailleur ; ou
- Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie, ou à des démarches précontractuelles à la demande de la personne concernée.
Dans tous les autres cas, les employés devront donner leur consentement explicite au traitement des données personnelles sensibles. Ce consentement doit être donné dans un document fourni par l'employeur exposant les raisons pour lesquelles l'employé traite les données. La personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment.
Casier judiciaire
Le casier judiciaire ne sera requis que pour l'exécution du contrat et des démarches précontractuelles, à savoir la vérification de l'aptitude à exercer certaines fonctions dans l'entreprise et l'évaluation de l'aptitude, et pour l'exécution des obligations légales auxquelles l'employeur est soumis, c'est-à-dire lors de l'exercice de toute profession ou activité pour l'exercice de laquelle l'absence totale ou partielle de casier judiciaire est légalement requise.
Décisions individuelles automatisées
On parle de décisions automatisées lorsqu'un système électronique utilise des informations personnelles pour prendre une décision sans aucune intervention humaine. L'employeur est autorisé à utiliser ces mécanismes lorsque cela est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution du contrat de travail, lorsque cela est autorisé par la loi de l'État membre dans lequel l'entreprise exerce ses activités ou lorsque l'employé a donné son consentement exprès.
Les employés peuvent retirer leur consentement à tout moment.
L'employeur mettra en œuvre des mesures de protection des données dans les systèmes informatisés de gestion des ressources humaines afin de sauvegarder les droits et libertés et les intérêts légitimes de la personne concernée, à savoir le droit d'obtenir au moins une intervention humaine de la part de la personne responsable, d'exprimer son point de vue et de contester la décision .
Transferts de données
Le transfert des données personnelles des travailleurs entre les entreprises qui composent le GROUPE PENTAFLEX n'aura lieu que dans les cas d'affectation occasionnelle des travailleurs et dans la mesure où il est
proportionnel, nécessaire et approprié aux objectifs à atteindre. Le transfert peut également avoir lieu en cas de détachement dans un autre pays.
Les données personnelles seront également transférées à des tiers qui fournissent des services d'administration du travail, notamment :
- Organismes de formation professionnelle
- Organismes de gestion publique
Seuls les sous-traitants qui fournissent des garanties suffisantes qu'ils ont mis en œuvre des mesures appropriées pour répondre aux exigences imposées par le GDPR seront sélectionnés. Ces prestataires de services ne sont pas autorisés à utiliser les données des employés de FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. à leurs propres fins, en effectuant uniquement le traitement expressément identifié par l'employeur et dans les conditions établies par ce dernier. Les prestataires de services seront informés des conditions établies par FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. Tous les employés du prestataire de services sont soumis à un devoir de confidentialité.
Transferts en dehors de l'Union européenne
Les données personnelles des employés ne seront pas transférées vers des pays situés en dehors de l'Union européenne.
Mesures de sécurité des données personnelles
Afin de garantir le niveau de sécurité approprié pour les données personnelles de ses employés, FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. a mis en œuvre les mesures suivantes:
- - Application de l'accès séparé aux logiciels de gestion des ressources humaines;
- - Dossiers physiques à accès restreint pour le personnel des Ressources humaines
L'objectif de cette mesure est d'empêcher la perte accidentelle de données, l'utilisation ou l'accès aux données par des employés non autorisés, leur altération ou leur divulgation.
À cette fin, l'accès aux données est limité aux employés et aux prestataires de services dont les fonctions impliquent nécessairement l'accès aux données. Leur traitement sera effectué dans les conditions stipulées par FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. et ils sont soumis à des obligations de confidentialité. .
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. a également mis au point des procédures pour résoudre toute violation présumée de la sécurité et informera ses employés en cas de fuite, conformément au GDPR.
Frais d'exercice du droit
Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer tout autre droit). Toutefois, nous pouvons facturer des frais minimes si vos demandes sont manifestement infondées ou excessives.
Par ailleurs, FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. peut, dans ces circonstances, refuser d'exécuter la commande.
Ce dont nous pourrions avoir besoin de votre part
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. peut vous demander des informations spécifiques afin de confirmer votre identité et de garantir votre droit d'accès aux données personnelles. Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à garantir que vos informations personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'est pas autorisée à y accéder.
Droit de retirer son consentement
Dans les cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données à caractère personnel pour une finalité spécifique, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Dès réception de la notification, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel aux fins initialement convenues, sauf si nous disposons d'un autre motif légal pour le faire.
Modification de la politique de confidentialité
FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. se réserve le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment. Nous informerons tous nos employés des futures modifications substantielles.
Délégué à la protection des données
Les contacts avec le délégué à la protection des données doivent être pris à l'adresse électronique suivante : DPO@flex2000.pt
Une copie complète de cette politique de protection de la vie privée peut être obtenue sous forme numérique sur le site www.flex2000.pt et une copie physique auprès du département des ressources humaines.