Politica Sulla Privacy

Ambito e finalità

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. si impegna alla protezione e alla riservatezza dei dati personali di tutti i suoi collaboratori.
Questa politica sulla riservatezza descrive come raccogliamo e utilizziamo i vostri dati personali durante e dopo il rapporto di lavoro, in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati.
La presente Politica si applica a tutti i collaboratori di FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A.

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. è il responsabile del trattamento dei dati. Ciò significa che siamo responsabili di decidere come archiviare e utilizzare questi dati personali. Il GDPR ci impone di comunicare a tutti i dipendenti le informazioni contenute nella presente Politica sulla Riservatezza.
La presente Politica non fa parte di alcun contratto di lavoro o di fornitura di servizi.
È importante che l'utente legga la presente Politica, insieme a qualsiasi altra politica messa a disposizione dall'azienda per situazioni specifiche.

Principi di protezione dei dati

Tutti i dati personali che memorizziamo ed elaboriamo:

•-Sono trattati in modo legale, equo e trasparente.

•-Sono raccolti per finalità specifiche, esplicite e legittime e non possono essere ulteriormente trattati in modo incompatibile con tale finalità.

• - Sono rilevanti per le finalità che vi sono state comunicate e limitate a tale scopo.

• - Sono precisi e aggiornati

• - Vengono conservati solo per il tempo necessario allo scopo per cui sono stati comunicati.

Che tipo di informazioni memorizziamo su di voi

I dati personali o le informazioni personali sono tutte le informazioni su una persona fisica che la identificano. I dati in cui l'identità è stata anonimizzata non sono considerati dati personali.

Esistono "categorie speciali" di dati considerati più sensibili e che quindi richiedono un livello di protezione più elevato.

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. raccoglie, archivia ed elabora le seguenti categorie di dati personali:

• - Informazioni personali come nome, indirizzo, telefono cellulare, indirizzo email

• - Curriculum vitae

• - Esperienza professionale

• - IBAN

• - Copia del permesso di soggiorno

• - Visto

• - Quadro fiscale delle ritenute d'acconto e dei contributi legali

Inoltre, raccoglie, conserva ed elabora le seguenti categorie di dati personali sensibili:

• Dati biometrici

Come vengono raccolte le informazioni personali?

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. raccoglie le informazioni personali dei dipendenti tramite carta, e-mail o applicazioni informatiche. Talvolta le informazioni vengono raccolte tramite società di reclutamento, società di lavoro temporaneo e società di medicina del lavoro.
Per la durata del contratto, verranno raccolte ulteriori informazioni personali relative alla vostra attività.

Come utilizziamo i vostri dati personali?

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. tratta i dati personali solo quando esiste una base legale per farlo. In linea generale, i dati personali vengono utilizzati per soddisfare le seguenti finalità:

• - Per l'adempimento del contratto di lavoro.

• - Per adempiere a un obbligo legale.

• - Quando è necessario per i nostri interessi legittimi (o per quelli di una terza parte) e i diritti e le libertà fondamentali del dipendente non prevalgono.

Inoltre, e in rare circostanze, i dati possono essere utilizzati anche per:

• - Protezione degli interessi vitali del dipendente o di un'altra persona fisica.

Situazioni in cui utilizziamo i vostri dati personali

Sono diverse le situazioni in cui utilizziamo i vostri dati personali, come ad esempio: (elenco non esaustivo)

• Prendere una decisione in merito all'assunzione o alla nomina

• Stabilire i termini del lavoro da svolgere in azienda

• Se potete lavorare legalmente in Portogallo

• Per il pagamento dei salari, se siete un dipendente, e per la detrazione di tutte le imposte e tasse richieste dalla legge.

Fornire i seguenti benefici:

• - Per i diritti associati alla rappresentanza sindacale

• - Gestire il contratto

• - Per la gestione e la pianificazione aziendale, compresa la contabilità e la revisione contabile.

• - Effettuare valutazioni delle prestazioni

• - Per la decisione sulle questioni salariali e retributive

• - Per valutare le qualifiche per una particolare mansione o funzione, comprese le promozioni.

• - Per valutare il rinnovo del collegamento

• - Concordare la cessazione del rapporto

• - Per gestire le controversie che coinvolgono il dipendente, altri dipendenti o terzi.

• - Compilare il registro delle presenze

• - Gestire le assenze per malattia

• - Adempiere agli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro

• - Per i procedimenti disciplinari

• - Monitorare l'uso delle informazioni e del sistema di comunicazione per garantire la conformità alle politiche informatiche.

• - Impedire a personale non autorizzato di accedere ai computer e al sistema di comunicazione elettronica.

Se il dipendente non fornisce le informazioni necessarie, l'azienda non sarà in grado di adempiere ai propri obblighi nei confronti del dipendente, come il pagamento della retribuzione o la concessione di un determinato benefit. Allo stesso modo, l'adempimento di altri obblighi giuridicamente vincolanti, come la salute e la sicurezza sul lavoro, potrebbe essere compromesso.

Utilizzo dei dati per altri scopi

I dati saranno utilizzati esclusivamente per gli scopi per i quali sono stati raccolti. Tuttavia, in casi occasionali, potranno essere utilizzati per altri scopi, a condizione che tale finalità rientri ancora nei limiti del trattamento iniziale e che siano garantite le necessarie condizioni di sicurezza. In tal caso, l'azienda informerà il dipendente, spiegando tutti i motivi e la base giuridica del nuovo trattamento.

Utilizzo di dati sensibili

I dati sensibili comprendono i dati personali che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché il trattamento di dati genetici, dati biometrici per identificare inequivocabilmente una persona, dati relativi alla salute o dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona.

Questi tipi di dati possono essere trattati solo in casi specifici previsti dalla legge, tra cui:

- Se l'interessato ha dato il proprio consenso esplicito al trattamento
- Se il trattamento è necessario ai fini dell'adempimento di obblighi e dell'esercizio di diritti specifici del responsabile del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale,
- Se il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona fisica, nel caso in cui l'interessato sia fisicamente o legalmente incapace di dare il proprio consenso;
- Se il trattamento riguarda dati personali che sono stati resi manifestamente pubblici dal titolare;
- Se il trattamento è necessario per l'istituzione, l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali o se i tribunali agiscono in veste di giudici;

Diritti e doveri del dipendente

Obbligo di tenerci informati sui cambiamenti

È molto importante che le informazioni personali in nostro possesso siano corrette e aggiornate. Vi preghiamo di tenerci informati di eventuali modifiche apportate durante il vostro rapporto di lavoro con noi.

Il diritto di accesso

Avete il diritto di accedere alle vostre informazioni personali. Questo vi consente di ricevere una copia di tutte le informazioni personali in nostro possesso e di verificare che siano trattate in modo lecito.

Diritto di rettifica

L'utente ha il diritto di rettificare le informazioni personali in nostro possesso. Ciò consente di correggere eventuali informazioni errate o incomplete.

Il diritto alla cancellazione

Avete il diritto di cancellare i vostri dati personali. Questo vi consente di chiederci di cancellare o rimuovere i vostri dati personali se non vi sono motivi accettabili per continuare a trattarli. Avete anche il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere i vostri dati personali quando avete esercitato il vostro diritto di opposizione al trattamento.

Diritto di opporsi al trattamento

Avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali quando lo facciamo sulla base di un interesse legittimo. Se esiste una situazione specifica che vi riguarda, potete anche opporvi al trattamento.

Diritto di richiedere la limitazione del trattamento

Avete il diritto di richiedere la sospensione del trattamento dei vostri dati personali, ad esempio se volete che ne verifichiamo l'accuratezza o i motivi del trattamento.

Diritto di trasferimento

L'utente ha il diritto di richiedere il trasferimento dei propri dati personali a un'altra parte.

I nostri obblighi come datore di lavoro

In particolare, i dati sensibili raccolti saranno utilizzati per:

• - Nel caso di dati sulla salute da inserire nel congedo per malattia per l'adempimento degli obblighi lavorativi.

• - Informazioni sullo stato di salute fisica e mentale e sulle disabilità per garantire la sicurezza e la salute sul lavoro e verificare l'idoneità allo svolgimento delle mansioni, per fornire gli opportuni adattamenti al posto di lavoro e per effettuare un'adeguata gestione delle assenze.

• - Le immagini registrate e gli altri dati personali registrati attraverso l'uso di video o di altri mezzi tecnologici di sorveglianza a distanza sono destinati alla protezione e alla sicurezza delle persone e dei beni e saranno utilizzati solo nell'ambito del procedimento penale e dell'accertamento della responsabilità disciplinare che si svolge contestualmente.

• - I dati biometrici dei dipendenti saranno presi in considerazione solo per il controllo delle presenze e per il controllo degli accessi ai locali del datore di lavoro.

• - Le informazioni sull'appartenenza ai sindacati saranno utilizzate solo per assegnare le prestazioni appropriate durante l'orario di lavoro.

• - Il test dell’alcol sarà utilizzato solo per garantire la protezione e la sicurezza del lavoratore o di terzi a causa delle esigenze delle attività che dovrà svolgere.

• - Nel caso di un casellario giudiziario, il dipendente può candidarsi solo se il lavoro è elencato nella tabella degli scopi del certificato del casellario.

Consenso

Il consenso del dipendente non costituisce un requisito di legittimità del trattamento dei suoi dati personali:

• - Se il trattamento si traduce in un vantaggio legale o economico per il lavoratore; oppure

• - Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte, o per fasi precontrattuali su richiesta dell'interessato.

In tutti gli altri casi, ai dipendenti verrà chiesto il consenso esplicito al trattamento dei dati personali sensibili. Tale consenso deve essere fornito in un documento fornito dal datore di lavoro che illustri le ragioni del dipendente per il trattamento dei dati. L'interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.

Fedina penale

Il casellario giudiziario sarà richiesto solo per l'esecuzione del contratto e per le fasi precontrattuali, ossia la verifica dell'idoneità a svolgere determinate funzioni in azienda e la valutazione dell'idoneità, e per l'adempimento degli obblighi di legge a cui è soggetto il datore di lavoro, ossia per l'esercizio di qualsiasi professione o attività per l'esercizio della quale è richiesta per legge l'assenza totale o parziale di precedenti penali.

Decisioni individuali automatizzate

Si parla di decisioni automatizzate quando un sistema elettronico utilizza le informazioni personali per prendere una decisione senza alcun intervento umano. Il datore di lavoro è autorizzato a utilizzare questi meccanismi quando è necessario per la conclusione o l'esecuzione del contratto di lavoro, quando è autorizzato dalla legge dello Stato membro in cui opera l'azienda o quando viene dato il consenso esplicito del dipendente.
Il dipendente può ritirare il proprio consenso in qualsiasi momento.

Il datore di lavoro implementerà misure di protezione dei dati nei sistemi informatici di gestione delle risorse umane per salvaguardare i diritti e le libertà e gli interessi legittimi dell'interessato, in particolare il diritto di ottenere almeno l'intervento umano della persona responsabile, di esprimere il proprio punto di vista e di contestare la decisione .

Trasferimenti di dati

Il trasferimento dei dati personali dei lavoratori tra le società che compongono il GRUPO PENTAFLEX avverrà solo in caso di assegnazione occasionale dei lavoratori e nella misura in cui sia proporzionale, necessario e adeguato agli obiettivi da raggiungere. Il trasferimento può avvenire anche in caso di distacco in un altro paese.

I dati personali saranno inoltre trasferiti a terzi che forniscono servizi di amministrazione del lavoro, tra cui:

• - Organizzazioni di formazione professionale

• - Organizzazioni di gestione pubblica

Saranno selezionati solo i subappaltatori che forniscano sufficienti garanzie di aver implementato misure adeguate per soddisfare i requisiti imposti dal GDPR. Questi fornitori di servizi non sono autorizzati a utilizzare i dati dei dipendenti di FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. per i propri scopi, effettuando solo il trattamento espressamente identificato dal datore di lavoro e nei termini stabiliti da quest'ultimo. I fornitori di servizi saranno informati dei termini stabiliti da FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. Tutti i dipendenti del fornitore di servizi sono tenuti al dovere di riservatezza.

Trasferimenti al di fuori dell'Unione Europea

I dati personali dei dipendenti non saranno trasferiti in paesi al di fuori dell'Unione Europea.

Misure di sicurezza dei dati personali

Al fine di garantire un adeguato livello di sicurezza dei dati personali dei propri dipendenti, FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. ha implementato le seguenti misure:

• - Applicazione dell'accesso segregato al software di gestione delle risorse umane;

• - Fascicoli fisici ad accesso limitato per il personale delle Risorse Umane.

Lo scopo di questa misura è prevenire la perdita accidentale dei dati, l'uso o l'accesso ai dati da parte di dipendenti non autorizzati, la loro alterazione o divulgazione.

A tal fine, l'accesso ai dati è limitato ai dipendenti e ai fornitori di servizi le cui mansioni comportano necessariamente l'accesso ai dati. Il loro trattamento avverrà nei termini stabiliti da FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. e sono soggetti a obblighi di riservatezza.

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. ha inoltre sviluppato procedure per risolvere qualsiasi sospetta violazione della sicurezza e informerà i propri dipendenti in caso di fuga di notizie, in conformità con il GDPR.

Spese per l'esercizio del diritto

Non dovrete pagare alcun costo per accedere ai vostri dati personali (o per esercitare qualsiasi altro diritto), tuttavia potremmo addebitare un costo minimo se le vostre richieste fossero chiaramente infondate o eccessive.
In alternativa, FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. potrà, in tali circostanze, rifiutare di evadere l'ordine.

Cosa ci serve da voi

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. può richiedere informazioni specifiche sull'dipendente per confermare la sua identità e garantire il suo diritto di accesso ai dati personali. Si tratta di una misura di sicurezza per garantire che i vostri dati personali non vengano divulgati a persone non autorizzate ad accedervi.

Diritto di revoca del consenso

Nel caso in cui abbiate dato il vostro consenso alla raccolta, all'elaborazione e al trasferimento dei vostri dati personali per uno scopo specifico, avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento. Per revocare il consenso, si prega di contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati, i cui dati sono riportati di seguito. Una volta ricevuta la notifica, interromperemo il trattamento dei vostri dati personali per gli scopi originariamente concordati, a meno che non vi sia un altro motivo legittimo per farlo.

Modifica nella politica sulla riservatezza

FLEX2000-PRODUTOS FLEXÍVEIS, S. A. si riserva il diritto di aggiornare la presente politica sulla riservatezza in qualsiasi momento. Comunicheremo a tutti i nostri dipendenti le future modifiche sostanziali.

Responsabile della protezione dei dati

I contatti con il Responsabile della protezione dei dati devono essere effettuati al seguente indirizzo e-mail: DPO@flex2000.pt

Una copia completa della politica sulla riservatezza può essere ottenuta in formato digitale dal sito www.flex2000.pt e una copia fisica dall'Ufficio Risorse Umane.